3.2. Yönetimde Protokol Kuralları

Kurumsal temsilin önemli bir boyutu olan protokol kurallarına, özellikle iş ilişkilerinde yönetici pozisyonundaki kişilerin uyması gerekir. Yöneticilerin bu kuralları bilmesi ve uygulaması itibarlarının korunması adına önemlidir.
Protokol kuralları; diplomatik hayatta büyükelçi, konsolos ve ataşeler için ne kadar önemliyse kamusal hayatta da memurlar, müdürler, genel müdürler, müsteşarlar ve bakanlar için aynı derecede öneme sahiptir. Yöneticilerin günlük yaşamları genellikle protokol içinde geçtiğinden, bu kuralları bilmeleri ve uygulamaları oldukça önemlidir.

Yöneticilerin sürekli yaptığı görevler arasında; resmî yazı yazma, teşekkür, tebrik ve taziye mesajları gönderme; resmî konuk ve ziyaretçileri kabul etme, iş ziyaretlerinde bulunma, toplantı ve törenler düzenleme, resmî konuşmalar yapma; toplantılara, davetlere, kabul törenlerine, kokteyl ve yemeklere katılma, davetler ve ziyafetler verme, çiçek ve çelenk gönderme, uygun şekilde giyinerek kurumu temsil etme yer almaktadır.

Yöneticilerin protokol kurallarına uygun davranmaları, toplumsal hayatta ve kamuoyu önünde kurumlarının saygınlığına katkı sağlar.

Hitap Kuralları

Çalışma yaşamında ve sosyal hayatta hitap konusunda uyulması gereken protokol, görgü ve nezaket kurallar şunlardır:

• “Sayın” kelimesi her zaman isimden önce gelir: “Prof. Dr. Sayın Erdem Yazıcı”, “Orgeneral Sayın Murat Yıldız”, “Emniyet Müdürü Sayın Asaf Sandıkçı”, “Doktor Sayın Zeynep Kaya”.
• Bayanlara “hanımefendi”, baylara ise “beyefendi” diyerek hitapta bulunulmalıdır.
• Üste hitapta bulunurken “sayın” ibaresi kullanılmalıdır: “Sayın Valim”, “Sayın başkanım”, “Sayın Müdürüm”.
• Asta hitapta bulunurken, isimlerinin arkasına “hanım” ya da “bey” ifadeleri getirilmelidir: “Filiz Hanım”, “Sinan Bey”.
• Yaş bakımından büyük erkek hizmet personeline hitap edilirken isminin sonuna “efendi” sözcüğü getirilir: “Mahmut Efendi” gibi. Fakat bir bayan, hizmet personeli de olsa ona hitap edilirken isminin sonuna “hanım” sözcüğü getirilir: “Fatma Hanım” gibi.
• Kamu görevini yerine getiren kişilere “abi, abla, amca, teyze, dayı, hocam” vb. şekilde hitap edilmemeli; bu kişilere “beyefendi / hanımefendi” şeklinde hitap edilmeli ve bunlara her zaman “siz” diyerek hitapta bulunulmalıdır. Hangi yaşta ve konumda bulunursa bulunsun bir bayana kesinlikle “abla / teyze” diyerek hitap edilmemelidir.
• Yardımcı ünvanına sahip yöneticilere doğrudan iletişimde üst ünvanla hitap edilmelidir. Söz gelimi; vali yardımcılarına “Sayın Valim”, genel müdür yardımcılarına “Sayın Genel Müdürüm”, müdür yardımcılarına “Müdürüm” denmelidir.
• Önceden bu görevi yapmış veya emekli olmuş yöneticilere en son yaptığı görev ünvanıyla hitap edilmelidir. Söz gelimi; önceden bakanlık yapmış birine “Sayın Bakanım”, genel müdürlükten emekli olmuş birine “Sayın Genel Müdürüm”, önceden de olsa başkanlık yapmış birine “Sayın Başkanım” şeklinde hitap edilir.
• Bir ast, üst veya amirine “Bey” diye hitap etmemeli; her zaman rütbesi veya görev ünvanıyla hitapta bulunmalıdır: “Sayın Cumhurbaşkanım”, “Sayın Bakanım”, “Sayın Valim”, Sayın Müdürüm”, “Sayın Başkanım” vb.