3. TOPLANTI ve YÖNETİMDE PROTOKOL KURALLARI
3.4. Yazışma Kuralları
Yazışma Kuralları Neyi Amaçlamaktadır?
- Uygulama birliğinin sağlanmasını
- İşlemlerin daha güvenli ve hızlı ilerlemesini
- Zamandan tasarruf edilmesini (İmza işlemleri)
“Resmî yazışma“, devlet kurumlarının veya kuruluşların birbirleri arasında yürüttükleri yazışmaları ifade eder. Resmî yazışmaların usul ve esasları, ülkeden ülkeye farklılık gösterse de genelde belirli standartlara uygun olması gerekir. Örneğin; Türkiye’de resmî yazışmalar, “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” ile belirlenmiştir.
Resmî yazışma usul ve esasları ilk olarak 1994 yılında yayımlanan mülga Başbakanlığın 1994/9 sayılı Genelgesi ile belirlenmiştir. 2004 ve 2015 yıllarında yayımlanan Yönetmelikler ile söz konusu usul ve esasların kapsamı genişletilmiştir. 2015 yılında ilk defa Yönetmelik’e dâhil olan elektronik ortam kavramı, 2020 yılında yayımlanan Yönetmelik’in temelini oluşturmuştur.
Resmî yazışma, kurumlar arasındaki işbirliğinin sağlanması ve düzenin korunması açısından önemlidir. Resmî yazışmalar, belirli kurallara uygun olarak düzenlenmelidir.
Resmî yazışmalarda dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar:
Logo
- Belgede tek logo kullanılması durumunda sayfanın en üst orta kısmı ile logo arasında 0,5 cm boşluk bırakılmalıdır.
- Tek logonun solda kullanılması hâlinde; sayfanın üst kenarı ile başlık arasında 1,5 cm, sayfanın üst kenarı ile logo arasında 0,5 cm ve sol kısım ile logo arasında 1,5 cm boşluk bırakılmalıdır.
- Belgede iki logo kullanılması durumunda hiyerarşi yönünden üst idareye ait olan logo solda, diğer idareye ait logo ise sağda yer almalıdır.
Yazı Tipi
- Belgedeki; başlık, konu, sayı, tarih, imza bölümü, ek ve dağıtım kısımları, belgenin kime hitaben yazıldığı gibi bölümlerinin yazı stili ve harf büyüklüğü, metin bölümündeki yazı stili ve harf büyüklüğüyle aynı olmalıdır.
- Belgede Times New Roman (12 punto) veya Arial (11 punto) yazı stili kullanılmalıdır.
- Gerektiğinde harf boyutu 9 puntoya kadar düşürülebilir.
- Bazen iletişim bilgileri bölümünün harf boyutu 8 puntoya kadar düşürülebilir.
Başlık
Belgenin başlık alanı, en fazla 4 satır olacak şekilde düzenlenebilmektedir.
- İlk satırda “T.C.” kısaltması bulunmalıdır.
- İkinci satırda bulunan idare adının tamamı büyük harflerle yazılmalıdır.
- Üçüncü satırda bulunan birim adı, ilk harfleri büyük diğerleri küçük olacak şekilde yazılmalıdır.
- Dördüncü satırda birim adına yer verirken; bağlı ya da ilgili idarenin kuruluş kanununda veya Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi’nde yer alan birim adları kullanılmalı, daha alt birim adlarına yer verilmemelidir. Birim adının ilk harfleri büyük diğerleri küçük olacak şekilde yazılmalıdır.
Sayı
- Resmî bir belgede “Sayı” bölümünün bulunması zorunludur.
- “Sayı”, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakıldıktan sonra metin alanının solundan başlanarak yazılır.
- “Sayı”, sırasıyla belgenin hazırlanma süreçlerini ifade eder.
Örnek; Sayı : E-987654321-777-1601
Tarih
- Tarihlerin yazımında gün ay ve yıl arasına nokta (.) konmalıdır.
Örnek; 08.02.2022
- Ay adı harfle yazılmak istenirse sadece baş harfi büyük yazılmalıdır ve araya herhangi bir noktalama işareti getirilmemelidir.
Örnek; 8 Şubat 2022
Konu
- Konu bölümünde belgenin içeriği kısa ve öz şekilde anlatılmalıdır.
- Belgenin konu bölümündeki kelimelerin ilk harfleri büyük yazılmalı ve konu bölümünün sonunda herhangi bir noktalama işareti kullanılmamalıdır.
Muhatap
- Muhatap, belgenin gönderileceği yeri ifade eder.
- Belgenin muhatabı; idare, gerçek veya tüzel kişiler olabilir.
Metin
Resmî yazılarda esas ögeyi oluşturan ve muhatabın bilgilendirildiği bölüm metindir.
Metin, aşağıdaki hususlar dikkate alınarak hazırlanmalıdır:
- Açık, anlaşılabilir, kısa ve olabildiğince öz anlatım benimsenmelidir.
- Herkesin bildiği Türkçe kelimeler kullanılmalıdır.
- Türkçe dil bilgisi ve yazım kurallarına uygunluk sağlanmalıdır. (Türk Dil Kurumu Sözlüğü ve Yazım kılavuzu dikkate alınmalı)
- Sebep-sonuç ilişkisi kurulmalıdır. (Belgeyi imzalayacak yetkili makam veya makamlar ikna edilebilmeli)
- Metin içerisinde kişiselleştirilmiş anlatımdan uzak durulmalıdır. Bu yüzden, metnin son cümlesi hariç bütün cümlelerin sonları () -dır/-dir/-dur/-dür/-tır/-tir/-tur/-tür eklerinden uygun olanıyla bitirilmelidir. Böylelikle kurumsal bir söylem yakalanmış olacaktır.
| KİŞİSELLEŞTİRİLMİŞ İFADELER | GENELLEŞTİRİLMİŞ İFADELER |
| Hazırlıyor | Hazırlanmaktadır |
| Hazırladık | Hazırlanmıştır |
| Hazırlayacağız | Hazırlanacaktır |
| Hazırlamalısınız | Hazırlanmalıdır |
- Metin içerisinde anlatım bozukluğu oluşturacak ifadeler kullanmamaya dikkat edilmelidir.
- Kelime veya eklerin üst üste tekrar etmemesine çalışılmalıdır.
- Gereksiz söz veya sözcük kullanımından kaçınılmalıdır.
- Cümle ögelerinin eksik olup olmadığına dikkat edilmelidir.
- Tamlama kusurları oluşturmamaya özen gösterilmelidir.
Metin Sonu
- Metin, “rica ederim” veya “arz ederim” şeklinde bitirilmelidir.
- Kurumsal dilde “rica etmek”, emir vermek anlamındadır.
- Yazışmalarda üst düzey kişilere ve denklere “arz”; astlara ise “rica” edilir.
- Eş düzeyde olduğu hâlde,
“rica ederim” ifadesi kullanarak yazı gönderen bir kişi ya da kuruluşa, karşılıklılık ilkesi gereğince “rica ederim” ifadesiyle;
“arz ederim” ifadesiyle yazı gönderen eş düzeydeki bir kişi ya da kuruluşa da “arz ederim” ifadesiyle yanıt verilir.
- Hem üstlere hem de astlara giden dağıtımlı bir yazı söz konusu olduğunda “arz ve rica ederim” ifadesi kullanılır.
- “Arz” ya da “rica” konusunda bir sorun söz konusu olduğunda “saygılarımla rica ederim” ifadesini kullanarak yazıyı sonlandırmak sorunu çözer.
- Eş veya üst düzey durumunda “saygılarımla” ifadesini kullanarak yazı gönderen bir kuruluşa, cevap yazarken “saygılarımla” ifadesini kullanmak saygı ve nezaketin bir gereğidir.
Ad Soyad ve Ünvan
- Bu bölüm, belgeyi imzalayacak makam ve ünvanının yazıldığı yerdir.
- Metnin yazılmasının ardından 2 ile 4 satır boşluk bırakılır.
- Ad, soyad ve ünvan metin alanının sağ tarafına yazılır.
- Soyadının tamamı büyük harflerle yazılır.
İmza
- İmza bölümü, metin alanının 2 ile 4 satır aşağısında, sağ alt tarafta yer alır.
- İmza bölümünde belgeyi imzalayacak yetkilinin; adı, soyadı, ünvanı ve imzasına yer verilir.
- Soyadının tamamı büyük harfli olacak şekilde yazılır.
- Yetkili kişinin imzası, metin ile imza bölümü arasında yer alan boşluğa atılır.
- Arşivlik belgeler ve yazılar, lacivert mürekkepli dolma kalem ile imzalanır.
- Fiziksel ortamda rapor ve benzeri belgelerin son sayfasına imza atılır. Önceki sayfalar da paraflanabilir veya imzalanabilir. Gerektiğinde idare mührüyle son sayfa mühürlenebilir.
-
Elektronik ortamda gerçekleştirilecek resmî yazışmalarda belge, imza atma yetkisine sahip kişi tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanır.
