2.2. Tören Organizasyonlarında Genel Kurallar

Kurumsal Törenlerin Düzenlenmesiyle İlgili Genel Kurallar

• Törenin yapılacağı tarih, 20 gün öncesinde üst makamın oluru alınarak belirlenmelidir.
• Tören öncesinde program hazırlanmalı, davetiyeler bastırılıp ilgili kişi ve kuruluşlara gönderilmelidir.
• Devlet büyükleri, kamu kuruluşlarındaki yöneticiler, kurumun çalışma alanıyla ilgili özel kuruluşların yöneticileri, kurumda önceden görev almış yöneticiler ile protokol mensubu kişiler, kurum amirince davet edilir ve bu kişilere protokolde yer ayrılır.
• Tören başlamadan güvenliğin sağlanması, davetlilerin karşılanması, yönlendirilmesi onlara eşlik edilmesi; araçların park edilmesi, davetlilerin oturma düzenine göre yerlerine alınması; basın mensuplarının nerede bulunacağı, ses düzeninin oluşturulması, ikram servisinin yapılması, gerçekleştirilecek gösteri ve dinleti repertuarının belirlenmesi, takdim edilecek hediyelerle ilgili konular program öncesinde saptanmalı ve programın provası yapılmalıdır.
• Tören alanı, platform ve kürsü; çiçek, millî bayrak ve kuruma ait bayraklarla donatılmalıdır.
• Tören, açık alandaysa sergilenecek gösteri ve yapılacak konuşmaların gerçekleştirileceği platform düzenlenir ve konuşma kürsüsü uygun yere yerleştirilmelidir.
• Tören, salonda yapılacaksa sahnenin ortasına bir kürsü, kürsünün sağ arka köşesine tepesi ay yıldızlı ve kromajlı direğe çekilmiş Türk Bayrağı; kürsünün sol arka köşesine tepesi yuvarlak ve kromajlı direğe çekilmiş kurumsal bayrak konmalıdır.
• Törenin yapılacağı salonda veya alanda ön  sıralar protokol mensubu kişiler için ayrılmalı; misafirler, kurum mensupları, vatandaşlar veya öğrenciler için de uygun oturma yerleri belirlenmelidir.
• Salonda veya alanda oturma düzeni; onur konuğu esas alınarak devlet protokolü, il protokolü ve kurumsal protokol şeklinde oluşturulmalıdır.
• Onur konuğunun yerini göstermek için alanda veya salonda ortadaki koltuğun önüne, üzerine çiçek konmuş bir sehpa yerleştirilir. Kurumsal törenlerde onur konuğu ortada, ev sahibi onur konuğunun sağ tarafında; onur konuğundan sonra gelen ikinci konuk onur konuğunun sol tarafında, üçüncü konuk ise ev sahibinin sağ tarafında olacak şekilde, protokol mensubu konuklar da kendileri için belirlenen yerlere oturmalıdır.
• Tören alanına gelişte davetlileri karşılamak, onları yerlerine götürmek ve onlara eşlik etmek için yeterli sayıda personel görevlendirilmeli, bu görevliler konukları karşılayarak yerlerine götürmelidir.
• Törene onur konuğu katılacaksa davet sahibi kurum amiri, onur konuğunu aracından inerken karşılamalı ve tören yerine gidene kadar ona eşlik etmelidir.
• Kurum amiri, onur konuğunu oturacağı koltuğa buyur ettikten sonra kendisi de onun sağ tarafına oturmalıdır.
• Program, onur konuğu ve kurum amirinin protokoldeki yerlerini almalarından sonra başlatılmalıdır.
• Resmî, kurumsal ve sosyal törenlerde program; saygı duruşu ve İstiklal Marşı ile başlatılmalıdır.
• Kurumsal törenlerde açılış konuşması, program sunucusunun davetiyle ev sahibi yönetici tarafından yapılmalıdır. Kurum içi törenlerde ise açılış konuşması birim amiri tarafından gerçekleştirilmelidir.
• Törenlerde konuşma sırası ast makamdan üst makama doğru olmalı, son konuşma her zaman onur konuğu tarafından yapılmalıdır.
• Sahne, kürsü veya platforma çıkan kişiler onur konuğunu baş selamıyla selamlamalıdır.
• Onur konuğu, konuşma yapmak için yerinden kalktığında ve konuşmasından sonra yerine dönerken saygı ve nezaket gereği olarak ön sıradakilerin onur konuğunu (önlerinden geçtiği sırada) ayağa kalkarak selamlamaları gerekir.
• Onur konuğu konuşmasını yaptıktan sonra söz istenmemeli ve konuşma yapılmamalıdır. Zira; onur konuğunun konuşmasını yaptıktan sonra tören konuşmaları son bulur ve etkinlikler başlar.
• Kurumsal bir törende onur konuğu olan devlet büyüğü konuşmasını yapmak için kürsüye davet edildiğinde ev sahibi yönetici de kendisine eşlik etmelidir.
• Tören sırasında verilecek diploma, sertifika, hediye ve ödüller, onur konuğundan başlamak üzere üst makamdan ast makama doğru protokolde yer alanlar sahneye davet edilerek kendilerinin vermeleri sağlanır. Fakat Cumhurbaşkanı, TBMM Başkanı, Genelkurmay Başkanı ve Yüksek Yargı Organlarının Başkanları diploma, sertifika ve hediye vermek için sahneye davet edilmez; bunları alacak olanlar yukarıda geçen devlet büyüklerinin huzuruna çağrılmalıdır.
• Resmî törenlerde, bir sanat gösterisi veya müzik dinletisinin bulunması, tören sonunda konuklara kokteyl verilmesi veya meşrubat ve kuru pasta ikram edilmesi uygun olur.
• Kokteyl veya ikram sonunda davet sahibi kurum amiri, onur konuğunu araca binerken uğurlamalı; diğer konuklar da davet sahibine nezaketen teşekkürlerini sunarak veda etmelidir.