3.1. Toplantılarda Protokol Kuralları

• Bir toplantıdan istenen verimin elde edilmesi; her şeyden önce toplantının gerçekleştirileceği salonun fizikî olarak uygun olması, masa ve oturma düzeninin amaca ve protokol kurallarına göre hazırlanması ve toplantının protokol kurallarına uygun şekilde yönetilmesiyle mümkündür.
• Kurumlar arasında veya uluslararası düzeyde gerçekleştirilen toplantılarda öncelikli kural, heyet başkanlarının ünvan, rütbe veya statü açısından ve toplantıya katılanların sayı bakımından eşit olmasıdır. Söz gelimi, konuk heyet toplantıya genel müdür başkanlığında katıldığında ev sahibi kurum heyeti de genel müdür başkanlığında toplantıya katılmalıdır.
• Toplantıda dikdörtgen şeklindeki masanın iki uzun tarafına heyetler karşılıklı olarak otururlar. Fakat kurum amiri toplantıya katılıp heyete başkanlık yapmak istediğinde genel müdür, dikdörtgen masanın uç tarafına tek başına oturur. Konukları sağ tarafına, ev sahiplerini de sol tarafına alır. Böylece ev sahibi genel müdür iki tarafın da başkanlığını yapar.
• Konuk taraf, 5 kişilik heyetse ev sahibi kurum da toplantıya aynı sayıda kişiyle katılmalıdır. Çünkü bir toplantıda heyetlerden birinin sayıca az olması yönetim ve temsil açılarından zayıflık anlamına gelir.
• Tek taraflı ve tek başkanlı kurum içi toplantılarda, başkan sırtını duvara verip yüzü geniş alana dönük biçimde dikdörtgen masanın uç tarafında ve kapıya yakın olacak şekilde oturur. Toplantının katılımcıları başkanın sağ ve sol taraflarında ünvan ve kıdemlerine göre otururlar.
• Bir kurumda, başka kurumların temsilcileriyle gerçekleştirilen toplantıda kurumların temsilcileri mevzuatta belirtildiği şekilde otururlar.
• Oturma düzeninin mevzuatta belirtilmediği durumlarda, masadaki isimliklere sadece kurum adları yazılmışsa toplantıya katılan temsilciler kurumsal protokol sırasına göre otururlar. Masadaki isimliklere katılımcıların adı, soyadı ve ünvanı yazılmışsa katılımcılar kendi ünvan ve statülerine göre uygun yerlere otururlar.