4.5. Telefonda Görgü Kuralları

Herkes sesiyle karşı tarafta olumlu bir etki bırakmaya çalışır. Telefon konuşmalarında karşınızdaki kişinin sesinden, gülümseyip gülümsemediğini fark edebilirsiniz. Telefonda nasıl bir izlenim bırakıyorsunuz? Kendinize bir ses aynası oluşturarak başkalarının sizin sesinizi nasıl bulduğunu anlayabilirsiniz.

Telefon görüşmelerinde başarılı olmak sadece ses tonunuza bağlıdır. Konuşmalarınıza dikkat ederseniz siz de telefonda etkileyici bir izlenim oluşturabilirsiniz. Kısacası az bir pratikle duru ve güzel bir konuşma tarzına sahip olabilirsiniz.

Telefon Konuşmalarında Dikkat Edilecek Kurallar

• Telefon görüşmelerinizde açık ve anlaşılır konuşmanız önemlidir. Dikkatli ve tane tane konuşup her kelimeye gerekli vurgu ve tonlamayı verdiğinizde başarılı bir telefon görüşmesi gerçekleştirmiş olursunuz.
• Telefonda acele etmeden, yavaş ve özenli bir şekilde konuşmaya çalışın. Ahizeye dudaklarınızı değdirmeden konuşursanız sesiniz daha berrak ve net bir şekilde karşı tarafa iletilir.
• Telefonla görüşürken ses tonunuzda biraz tatlılığa ve ışıltıya yer vermeniz dinleyici üzerinde olumlu bir etki oluşturacaktır.
• Olağandışı durumlar hariç, sabah saat 9’dan önce ve akşam saat 21’den sonra telefon etmemeye özen gösterin. Aradığınızda, telefonun beşinci çalışında dahi bir yanıt alamazsanız ahizeyi kapatın.
• Siz arandığınızda ise telefonun en geç beşinci çalışında cevap verin.
• Bir makama telefon ettiğiniz zaman öncelikle iyi günler dileyin. Ardından kendinizi kısaca tanıtın: Nereden aradığınızı, kim olduğunuzu ve daha sonra da kiminle görüşmek istediğinizi söyleyin.
• Konuşmanız kolay anlaşılabilir ve net olmalıdır.
• Görüşmenizden olumlu bir sonuç alabilmek için hoş bir etki oluşturmaya çalışın.
• Telefonla yanlışlıkla arayan biri olduğunda, nazikçe kimin aradığını ve hangi numarayı aradığını sorun. Size ait olan numarayı söylemek istemiyorsanız  yanlış numarayı aradığını söyleyerek konuşmayı sonlandırın. Yanlış  bir yeri aradığınızda kibarca özür dileyin.
• Telefon görüşmesi sırasında bir yandan da odadaki diğer bir kişiyle konuşmaktan kaçının.
• Yapacağınız görüşmede öncelikle karşınızdaki kişinin konuşmak için uygun olup olmadığını öğrenin. Uygun değilse daha sonra arayın. Ne zaman uygun olacağı belli değilse uygun olduğu bir zamanda aramasını rica edin.
• Konuşma süresini kısa tutun ve gereksiz yere zaman doldurmak için arkadaşlarınıza telefon etmeyin.
• Telefonu kim etmişse konuşmayı da o sonlandırmalıdır. Sözü uzatmak isteyen kişiye nazikçe telefon hattında sorun olduğunu söyleyebilir ya da amiriniz tarafından çağrıldığınızı söyleyip telefonu kapatabilirsiniz. Daha sonra, evinizden bu numarayı tekrar aramayı unutmayın.
• Yanınızdaki yöneticiniz, iş arkadaşınız ya da astınızı aradıklarında telefondaki kişiye kimsiniz diye sormayın. Telefondan istendiklerini söyleyip aranan kişiye telefonu verin.
• Telefon görüşmesi yaparken çok yüksek veya çok kısık sesle karşınızdaki kişiyi tedirgin edecek şekilde konuşmaktan kaçının.
• Özellikle şirket telefonlarıyla özel konuşmalar yapmamaya özen gösterin.
• Meslek sıfatları ile çağrılmak çoğu insanın hoşuna gider. Telefon konuşmaları yapılırken “Komiser Hakan Erinç”, ” Profesör Zeynep Çıvgın” gibi isimlerin başına meslek sıfatlarını eklemek önemlidir.
• “Teşekkür ederim”, “Rica ederim”, “Affedersiniz”, “Maalesef çok üzgünüm” gibi  ifadeler yerinde kullanıldığında bir mücevher kıymetindedir ve olumlu etki yapar.
• Telefon görüşmelerinde doğal bir şekilde konuşulmalı, yapmacıklıktan ve gereksiz yere karşı taraftaki kişiyi övmekten kaçınılmalıdır. Karşınızdaki kişinin ruh hâlini anlamaya çalışarak  uygun bir ses tonuyla başarılı bir telefon görüşmesi yapabilirsiniz.