3.3. Makamda Davranış Kuralları

Makamda Uyulması Gereken Davranış Kuralları

• Kurum yöneticilerinin makam odaları, kurumun temsil edildiği mekânlardır ve makamda oturan yönetici kurumun resmî temsil görevini üstlenir.
• Makam odasına girecek kişi kılık kıyafetini kontrol etmeli; eldiven, şemsiye, yağmurluk, parka, kaban ve paltoyla makama giriş yapmamalıdır. Cep telefonuyla görüşme yapılıyorsa görüşme sonlandırılmalı, telefon sessiz moda alınmalı, makama girince hafif bir baş selamı vermeli, eğer üzerinde üniforma varsa topuk selamıyla birlikte baş selamı vermelidir.
• Makama girecek kişi yanında not alabileceği bir araç bulundurmalı, mümkün olduğunca makam sahibinin malzemelerini kullanmamalıdır.
• Daire amiri veya daha üst seviyedeki amir, makama odasına geldiğinde makama oturması için teklif yapılır. Makam sahibiyle eş düzeyde veya daha üst düzeyde biri ziyaret amacıyla makama geldiğinde makam sahibi, gelen konuğun oturduğu koltuğun karşısındaki koltuğa oturursa konuğa  saygı ve nezaketini göstermiş olur. Üst yönetici ziyarete geldiğinde makam koltuğuna oturmamak gerekir.
• Çikolata, kolonya vb. ikramları makam sahibi bizzat sunmalıdır. Fakat ikram servisi ast düzeydeki görevlilere ve  makam sahibi olmayan ziyaretçilere makam görevlisi tarafından yapılmalıdır. Makam sahibi, üst konuklara yapacağı ikramı sormak için “Çay veya kahve ne emredersiniz?” veya “Kahveyi nasıl emredersiniz?” ifadelerini kullanmalıdır. Ast düzeydeki konuklara ise “Çay veya kahve ne arzu edersiniz?” veya “Çay içer misiniz?” sorularını yöneltebilir.
• Onur konuklarına servis yapılmak istendiğinde görevli bir hanım bu işlemi gerçekleştirmelidir. Makam sahibi veya görevlisi, nezih bir ortam sağlayarak konuğa gerekli özen ve nezaketi göstermelidir.
• Amir veya üst düzey yöneticinin makam odasına gelindiğinde onun gösterdiği yere oturulmalıdır. Amirin bir yer göstermediği durumlarda sırt duvara dönük olacak şekilde uygun bir koltuğa veya yöneticinin sol tarafında bulunan koltuğa oturulmalıdır. Makama birden fazla kişinin girmesi durumunda önce en üst  makama sahip kişi makam sahibinin sağ tarafına oturmalı, sonra diğer kişiler sırayla koltuklara oturmalıdır.
• Makam odasındayken makam sahibine “ağabey, abla vb.” özel hitaplarda bulunulmamalıdır. Makam odasındaki diğer kişiler de birbirlerine “ağabey, kardeş vb.” hitapları kullanmamalıdırlar.
• Makam sahibiyle nezaketle konuşulmalı ve her zaman saygılı olunmalı, makam sahibinin konuşmaları dinlemenin bir işareti olarak hafif baş hareketiyle onaylanmalıdır.
• Makam ziyaretlerinde veya toplantılarda makam sahibi, amir veya üst yöneticiden önce el uzatılmamalı onların hareketi beklenmelidir.
• Makam sahibi telefonla görüşürken konuşmalarının dinlenmediğinin göstergesi olarak başka bir şeyle meşgul olunmalıdır. Mekânda televizyon açıksa, gazete veya dergi varsa bunlara bakılmalı, bunlar yoksa başka yöne bakılmalıdır.
• Makam sahibinin “Peki, oldu, tamam, tamamdır, teşekkür ederim, sizin için yapabileceğim başka bir şey var mı” gibi sözleri veya başka işlerle meşgul olması görüşmenin bittiği anlamına gelir. Makam sahibinin ayağa kalkması veya içeceğini bitirmesi de yapılan görüşmeyi bitirme mesajı şeklinde algılanmalıdır.
• Görüşme sırasında makam odasına önemli bir konuğun gelmesi veya telefonun çalması durumunda odadan dışarı çıkma niyeti gösterilmeli veya izin istenmelidir.
• Makam sahibine ikram yapmak isteyen kişi öncelikle “sağ olun veya teşekkür ederim” diyerek nezaket göstermeli, makam sahibi  teklifini tekrarladığında “Çay lütfen veya kahve lütfen” sözleriyle karşılık vermelidir.
• Özel veya  resmî konular konuşulmadan önce kısa ve öz şekilde konudan söz edilmelidir. Makam sahibi ayrıntılı bilgi istediğinde konular detaylı olarak anlatılmalı veya daha sonra görüşülebileceği söylenmelidir.
• Makama sunulacak evraklar sağ elle takdim edilmeli, kişi kendi kalemini makam sahibine vermek istediğinde kalemi kullanıma hazır hâle getirerek sağ elle takdim etmelidir.
• Makam sahibi davet etmemişse asla makam odasında bir yere oturulmamalıdır.
• Makam sahibi odasına gelen konuğu karşılamak için koltuğundan kalkmışsa koltuğuna oturmadan konuk oturmamalıdır.
• Konuk, makamdan ayrıldığı sırada makam sahibine sırtını dönmemeli, kapıyı açınca makama yönelip selam vererek makamdan ayrılmalıdır.
• Makam odasına girerken en kıdemli kişi önden diğerleri rütbe ve kıdem sırasına göre ardından içeri girmelidir.
• Makama birden çok kişinin girmesi ve makama giren kişilerden makam sahibinin tanımadığı kişilerin olması durumunda en kıdemli amir veya üst konumdaki kişi, bu kişileri makam sahibine ünvanı, adı ve soyadıyla tanıtmalıdır.
• Özellikle yaz aylarında makam sahibi rahatsız olmasın diye giysi üzerine hafif kokulu bir parfüm sıkılmalı, ağız kokusuna sebep olan yiyecekleri hafta içinde yemekten mümkün olduğunca kaçınılmalıdır.
• Makam sahibinin yanına gitmeden önce izin alınmalı, makam odasına girildiğinde masa ile ast konumundaki kişi arasında 1 ile 3 adım arası mesafe bırakılmalıdır.  Makam masasına ve makamdaki kişiye çok yaklaşmak veya makam sahibinin masasının ardına geçmek, baskıcı bir tavır şeklinde algılanır. Fakat evrak imzalatma veya evrak üzerinde açıklama yapma durumunda makam sahibi izni olmaksızın daha yakına gidilebilir.