6. DAVET ve ZİYAFETLERDE GÖRGÜ KURALLARI
6.1. Davet ve Ziyafetlerde Genel Kurallar
Davet ve ziyafetler kamusal hayatta protokolün uygulandığı önemli alanlardan biri olarak karşımıza çıkar. Dolayısıyla üst düzey yöneticiler ve devlet memurlarının protokol, görgü ve nezaket kurallarını iyi bilmeleri gerekir.
Bir davet, daveti verecek kişinin zevk ve imkânları ile yerel âdetler göz önünde bulundurularak düzenlenmelidir. Davetlerde “bolluk” ve “incelik” arasındaki ayrıma dikkat edilmelidir. Konuklara karşı kibar olmak ve ince davranışlarda bulunmak uyulması gereken en önemli görgü kuralarındandır. Zira bir davetin başarısı, en bol ikramların yapılması ya da en gösterişli dekorasyonların tercih edilmesiyle ölçülemez.
Davetler çoğunlukla resepsiyonlar, kokteyller, yemekler, büfeler, çay davetleri ve gece toplantıları gibi farklı kategorilere ayrılabilir. Bu kategorilerden en çok karşımıza resepsiyon, yemek davetleri ve kokteyller çıkmaktadır. Resepsiyon; resmî kabul töreni olarak adlandırılır ve özellikle üst düzey devlet yetkilileri, işletme yöneticileri veya diğer resmî davetliler gibi önemli konukların ağırlandığı protokol ve görgü kurallarının en üst düzeyde uygulandığı organizasyonlardır. Ziyafetler; kültürel, dini ve sosyal pek çok farklı alanda kutlama amacıyla konuklara yiyecek ve içecek ikramlarının yapıldığı yemekli etkinliklerdir. Kokteyl; kamusal ve sosyal hayatta gerçekleştirilen toplantılar öncesi veya sonrası ilişkilerin güçlendirilmesi amacıyla ayaküstü sohbetlerin yapıldığı atıştırmalıkların ve içeceklerin ikram edildiği etkinliklerdir.
Amacı, yeri ve zamanı farklılık gösterse de davetlerde protokol, görgü ve nezaket kuralları aynıdır.
Davetleri üç kategoride toplamak mümkündür:
- Resmî davetler
- Yarı resmî davetler
- Resmî olmayan davetler
Gerek resmî davetler gerekse yarı resmî davetler; aralarında mevki ya da makam farkı bulunan, arkadaşlık ilişkileri görev ilişkilerinden sonra gelen, samimiyetin belli görgü kuralları içerisinde olduğu davetlerdir. Üstünüzün sizi davet etmesi ya da üstünüzün düzenlediğiniz bir davete katılması, yeni göreve başlamanız sebebiyle eş değer konumdaki kişilerin tanışma amacıyla düzenlediği davetler ve sizin bu davetlere verdiğiniz karşılıklar bu kapsamda yer alırlar.
Resmî olmayan davetler; kendi evimizde düzenlediğimiz dost ve aile toplantılarıdır.
Davet Etme İlkeleri
- Davet hazırlığı, amaca göre davet edilecek insanların belirlenmesiyle başlar.
- Davet edilecek kişilere, resmiyet düzeyine göre en az 3 hafta öncesinden davetiye gönderilmeli ve telefon ile aranmalıdır.
- Davet edilecek kişi yüksek rütbeli veya onur konuğu ise bizzat ziyaret edilerek davet edilmelidir.
- Davet tarihi onur konuğu veya katılımcıların uygunluğuna göre planlanmalıdır.
- Resmî davetlerde konuklara baskılı davetiye kartı gönderilmelidir. Ancak bazı durumlarda mektupla davet de kartın yerini tutabilir.
- Davete konuk olarak çağrılan kişinin adı, kartın üzerine el yazısı ile yazılmalıdır zira bu, davet edilen kişiye verilen değeri yansıtan bir ayrıntıdır.
- Davet edilen kişiler, bu nazik yaklaşıma karşılık vermek için davetiye üzerinde yer alan L.C.V. (Lütfen Cevap Veriniz) ifadesine uyarak, gelip gelemeyeceklerine dair telefonla geri dönüş yapmalıdırlar.
- Arkadaşlar arasında düzenlenen yemek, kokteyl veya çay daveti için davetiye göndermek gerekli değildir.
- Davetiye kartı düzenlenirken konukların katılım durumu ve düzeyi göz önünde bulundurulmalıdır.
- Davetiye kartında; daveti düzenleyenin kişinin adı ve davetin düzenleniş nedeni belirtilmeli, davetin yapılacağı mekân, tarih ve saat bilgilerine yer verilmelidir. Ayrıca davette giyilmesi gereken kıyafet ve davetin eşli olup olmadığı belirtilmelidir. Davette onur konuğu varsa kartta belirtilmelidir.
- Oturma planı olan yemek davetleri için katılımcıların yer aldığı liste davetiyeyle beraber gönderilmelidir.
Gerek Resmî Gerekse Yarı Resmî Davet ve Ziyafetlerde Bilinmesi ve Uyulması Gereken Kurallar
- Resmî davetler; kokteyl, parti, resepsiyon ve yemek daveti olarak düzenlenir. Resmî çevrelere yönelik davetler; basılı davetiye kartıyla yapılırken özel etkinlik davetleri sözlü olarak ya da telefon ile aranarak yapılır.
- Resepsiyon, kokteyl ve yemek davetlerinde konuklar, daveti verenler tarafından salonun girişinde karşılanır.
- Resmî davetlerin karşılama düzeninde sıralama şöyle olmalıdır: Başta davet sahibi yönetici bulunmalı, onun yanında ise eşi yer almalıdır. Daha sonra davet sahibinin birinci yardımcısı gelmeli ve onun yanında eşi yer almalıdır.
- Davetlerde onur konukları daveti verenler tarafından araçtan indikleri yerde karşılanırlar. Resepsiyonlarda ise durum biraz daha farklıdır. Protokol görevlileri tarafından karşılanan onur konuklarına davet alanına kadar yine protokol görevlileri eşlik eder.
- Davete katılacak kişilerin, davetin başladığı saatten itibaren en geç 20 dakika içerisinde davet alanında hazır bulunmaları gerekmektedir.
- Davete katılanlar, konuk olarak gittikleri yerde ev sahipleriyle karşılaştıklarında saygılı ve memnuniyet ifade eden bir tutum içerisinde olmalıdır. Bu çerçevede, davet sahipleriyle el sıkışarak selamlaşmak önemlidir. Eğer davet sahibiyle yeni tanışılıyorsa konukların el sıkarken kendilerini tanıtmaları gerekmektedir. El sıkışma esnasında “Efendim iyi akşamlar.”, “Saygılar hanımefendi.” veya “Bayramınız kutlu olsun!” şeklinde nazik ifadeler kullanılması oldukça şık bir davranıştır.
- Konukların evli çift olarak katıldığı resmî davet ve kabullerde, salona ilk olarak davetli olan kişi ardından da eşi girer. Özel davetlerde ise salona ilk önce hanımefendiler giriş yapar.
- Davetliler salona girdiklerinde, başlarını hafifçe öne eğerek tanıdıkları hanımefendilere ve büyüklere selam verirler.
- Davetiyede bitiş saati belirtilmiş ise konukların belirtilen saatten 15-20 dakika önce davet alanından ayrılmaları beklenir.
- Konukları uğurlama işlemi salonun çıkışında yapılır. Uğurlama yapılırken davet sahibi yöneticinin birinci yardımcısı ve eşi bulunurlar. Ev sahibi ise sadece davete katılan onur konuğunu uğurlar.
- Bir davette akşam yemeklerinden ayrılış saati 23.00’tür. Ancak davete katılan bir onur konuğu bulunuyorsa, ayrılış zamanı onur konuğunun belirlediği saat olur.
- Üst düzeydeki birinin davetine katılan ast, amirinden önce gittiği davetten ayrılmamalıdır. Ayrılmak zorunda kaldığında ise amirinden ve davet sahibinden özür dileyerek izin almalıdır.
- Konuklar, davetten ayrılırken ev sahibine teşekkür etmelidir. Bir davetten teşekkür etmeden ayrılmak oldukça nezaketsiz bir tutumdur.
- Konutta verilen yemek davetlerinde konuklar konutun kapısından uğurlanır. Otelde ve restoranda verilen yemek davetlerinde ise konuklar davet salonunun kapısından uğurlanır. Davete katılan onur konuğu ise otomobile bindiği yerden uğurlanır.
