3.5. Mektup Nasıl Yazılır?

Mektuplar, A4 (21x29,7) veya bloknot (21x14,5) standartlarındaki kağıtlara yazılmalıdır. Kağıt gerektiği kadar kalın olursa yazı kağıdın arkasına geçmez. Kâğıt, herhangi bir renkte olabilir; beyaz kâğıt her yerde kullanılır bunun yanında fildişi, açık mavi renkleri de şıklık sağlar.

Mektuplar kareli veya çizgili kâğıda yazılmamalıdır. Düz bir yüzeyde yazmak mümkün olmuyorsa bu kağıdın altına bir çizgili kâğıt konarak düzgün yazma mümkün olur. Kâğıt; temiz olmalı, kırışık olmamalıdır. Bu, muhatabınıza verilen değeri gösterir.

Mektup; okunaklı, dil bilgisi ve yazım kurallarına uygun şekilde yazılmalıdır. Kelimeler yanlış yazıldığında üstü çizilmemeli bu durumda mektup yeniden yazılmalıdır. Yanlışlık yapmamak için önceden bir müsvedde hazırlamak faydalı olur.

Mektup her şeyden önce fiziki görünümüyle dikkat çeker. Mektup kâğıdında herhangi bir matbu yazı yoksa sol köşeye adres ve telefon numarası, sağ üst köşeye tarih yazılmalıdır. İstanbul, 27.04.2023 ya da 27 Nisan 2023 gibi. İsterseniz tarihi imzanızın altına da yazabilirsiniz.

Görünümün kusursuz olması için kâğıdın sol tarafında 5 cm, sağ tarafında 1 cm, alt ve üst bölümlerinde  ikişer cm bırakılmalıdır.

Hitap şeklinin mektubun içeriğiyle uyumlu olması gerekir. Ar­kadaşlara, akrabalara, tanıdıklara, dostlara samimi şekilde hitap edilmelidir. Samimi olunan tanıdıklara “Sevgili Bekir”, “Canım Arkadaşım”; daha resmî olunanlara “Sayın Bay Cem” veya “Sayın Bayan Didem” şeklinde hitap edilmelidir.

Resmî mektup yazılırken ve doğrudan isme hitap edilmeyecekse “Sayın Bayan”, “Sayın Bay” veya bunların sadece çoğul şekilleri “Sayın Baylar” veya “Sayın Bayanlar” yazılabilir.

Bunun dışında “Sayın İlgili” diyerek de mektuba başlayabilirsiniz.

Mektup yazım işlemi bittikten sonra imza; 2 cm alta, ortaya ya da sağ tarafa atılmalıdır. Mektup yakınlara yazılıyorsa sadece ön isminize yer vermeniz yeterlidir. Açık isim ile soyadı olabildiği gibi D. Barış şeklinde kısaltılmış olarak da imza atılabilir.

Zarf ile mektup kâğıdı uyumlu olmalıdır. Zarfın üzerine mektup yazılan kişi erkek ise “Bay Mehmet Demir”; delikanlı ise “Safa Demir”, resmî göreve sahip bir kişiyse “Sayın Bay Demir” veya “Sayın Mehmet Demir”, “Sayın Bay Mehmet Demir” ifadeleri yazılır.

Alıcı bayan ise zarfın üzerine “Bayan Ayşe Demir”, genç kız ise “Elif Demir”, resmî göreve sahip bir kişiyse “Sayın Bayan Demir” veya “Sayın Ayşe Demir”, “Sayın Bayan Ayşe Demir” ifadeleri yazılır.

Mektup evli bir çifte hitaben kaleme alınmışsa bay sıfatı daima bayandan önce yazılır.“Bay, Bayan Demir” gibi. Fakat artık bayanların adının önce yazıldığı görülmektedir.

Bir mektup imzalanırken doktorlar hariç, isme herhangi bir sıfat eklenmez.

Nezaket ve modernliğin simgesi kabul edilen kartvizitler yaygın olarak kullanılmaktadır. Kartvizitin hangi boyutlarda olacağıyla ilgili net kurallar bulunmasa da kartvizitler genellikle “10 x 6 cm’lik” ölçülerde hazırlanmaktadır.

Kadınlar ve erkekler farklı şekil ve boyutlara sahip kartvizitler hazırlamaktadır. Kartvizitler günümüzde 8,5 x 4,5 cm ölçülerinde de hazırlanabilmektedir.

İş yaşamında kartvizitler vazgeçilmez durumdadır. Bu kartlarda kişinin adıyla birlikte mesleği/ünvanı /yaptığı işi, iş adresi, telefonu, e-postası ve varsa internet adresleri bulunur. Kişinin hem özel hem de iş bilgilerini içeren kartlar da mevcuttur.

Kartvizitler kişinin tarzını yansıtır. Kartvizitler aynı zamanda, işletmenin pazarlama taktiğini ve işyerinin kimliğini ortaya koyar. Bundan dolayı, iş tanıtımı amacıyla hazırlanan kartvizitlerde bireylerin özel zevkleri ikinci planda bulunabilir.