4.6. Çalışma Hayatında Telefon Kullanma Kuralları

Telefon görüşmeleri, tıpkı iş mektupları gibi  hem siz hem de çalıştığınız kurum için bir halkla ilişkiler alıştırmasıdır. Bu yüzden verimli bir telefon konuşması gerçekleştirmek için birtakım görgü kurallarına uyulması gerekmektedir.

İş Ortamında Telefon Kullanırken Dikkat Edilecek Noktalar

Resim 32

• Telefonun yanında not alabileceğiniz bir kâğıt ve bir kalem bulundurun. Böylelikle konuşma esnasında  bunları aramak durumunda kalmazsınız.
• Telefonu açarken kendinizi tanıtın: İsminizi ve kurumunuzun ismini kullanın. Örneğin, “Merhaba, burası [adınız/kurum adı]”
• Olumlu bir yaklaşım içinde olmaya çalışın.
• Not aldığınızda bunu eksiksiz yapın. Arayanın adını, birimini, çalıştığı kurumunu ve telefon numarasını not edip kendi adınızı ve mesajın geldiği saati de yazın.
• Telefonla konuşurken yemek yemeyin ve sigara içmeyin.
• Aynı anda birden fazla telefon görüşmesi yapmayın.
• Telefon ahizesini kaldırınca diğer konuşmaları bırakıp telefondaki kişiyle konuşmaya başlayın.
• “İyi günler, hoşça kalın” gibi ayrılış sözlerini söylemeden telefonu kapatmayın.
• Karşınızdaki kişiyi dikkatlice dinleyin ve sözünü kesmeyin.
• Santral görevlisiyseniz santralin nasıl çalıştığını öğrenin ve  istenen telefonu hemen bağlayın.
• Arayan kişinin adını ve arama sebebini biliyorsanız telefonu başka bir  kişiye veya birime aktarmadan önce, bilgileri ilgili kişiye veya birime iletin. Böylece arayanlar kurum içinde bir telefondan diğerine aktarılırken  konuyu  defalarca  anlatmak zorunda kalmazlar.
• Üst düzeyle görüşmeye başlarken ve görüşmeyi sonlandırırken saygı ifadeleri kullanın.
• Eğer üst düzey bir yetkiliyle konuşuyorsanız görüşmeyi önce onun sonlandırmasını bekleyin.