6.4.Resepsiyon (Kabul Törenleri)

Resepsiyonun Tanımı

Resmî bir etkinlik türü olan resepsiyon, “kabul töreni” anlamına gelmektedir.

Resepsiyon Organizasyonu

Cumhuriyet Bayramı kutlaması; Cumhurbaşkanı, büyükelçi ve valiler tarafından;  kuruluş yıl dönümü, yeni yıl kutlaması gibi resepsiyonlar ise devlet adamları, hükûmet yetkilileri ya da kurum amirleri tarafından resmî  bir amaçla düzenlenir. Bu tür organizasyonlarda konuklara, katılımları için davetiye kartı gönderilir.

Konukları karşılamak için salonun giriş kısmında kabul ve karşılama hattı oluşturulur. Karşılamada ilk sırada ev sahibi ve onun eşi bulunur onun yanında resepsiyon sahibi yöneticinin birinci yardımcısı ve eşi yer alır. Kabul ve karşılama töreni, önemli konuklar gelinceye dek 20-30 dakika devam eder.

Karşılama seremonisinden sonra davetlilere kokteyl verilir. Ardından konuklar resepsiyon sahibi tarafından büfeye davet edilirler. Önce onur konukları ile ev sahipleri büfeye geçerler. Büfeden yemek almanın ve yemenin de bir adabı vardır. Büfede self servis hizmeti geçerlidir.  Başta onur konukları ve ev sahipleri tabaklarına yemek alırlar. Daha sonra diğer davetliler sırayla yemeklerini alır ve salonda müsait bir yere geçip yemeklerini yerler. Resepsiyonda servis yaptırmak doğru bir  davranış değildir. Ancak onur konukları ve  resepsiyon sahiplerine servis yapılabilir.

Resepsiyon, ayakta verilen resmî bir davet çeşidi olup konukları oturtma zorunluluğu bulunmamaktadır. Ancak üst düzey konukların oturması için bir masa ayrılabilir.

Resepsiyonun bitimine doğru ev sahibinin birinci yardımcısı ve eşi salondan ayrılan davetlileri salon çıkışından uğurlar. Resepsiyon sahipleri salonda davetlilerle ilgilenirler.

Resepsiyonlarda Protokol, Görgü ve Nezaket Kuralları

• Konuklar, resepsiyona davetiyede yazan başlangıç saatinden itibaren en geç 20 dakika içinde gelmelidir.
• Davete katılacak bir onur konuğu varsa ev sahibi olan kurum personeli resepsiyon saatinden önce gelmiş olmalıdır.
• Resepsiyona katılacak konukların davetiye kartında belirtilen kıyafeti giymeleri mecburidir.
• Karşılama bittikten sonra resepsiyona gelenler, salonda resepsiyon sahiplerinin yanına giderek onları selamlamalıdırlar.
• Ev sahipleri, resepsiyona gelen davetlilerle ilgilenmeli; hiçbir davetlinin salonun bir yerinde tek başına kalmasına müsaade etmemeli; sık sık yer ve grup değiştirmelidir. Resepsiyon sahipleri, davetlilerin yanına giderek hatırlarını sormalı ancak önemli konukları da ihmal etmeyip onlarla biraz daha fazla ilgilenmelidir. Kurum mensupları da ev sahibi olarak gelen konuklarla ilgilenmeli, kendi aralarında toplanıp sohbet etmemelidir.
• Resepsiyonlarda meşrubat bardağı sol elde tutulmalı, tokalaşmak  ve ikram edilen yiyecekleri almak için ise sağ el kullanılmalıdır.
• Konuğun elinde meze tabağını tutarak gezmesi yanlış bir davranıştır, ikram edilenler sabit bir yerde durarak yenilmelidir.
• Soğuk meşrubatların ortamın sıcaklığından etkilenip ısınmaması ve aynı zamanda içeceklerin ne kadar içildiğinin görülmemesi için bardaklar kâğıt peçete ile sarılmalıdır. Alınan meşrubat ağır ağır içilmeli, boşalan meşrubat bardağı diğer bir ikram gelinceye kadar elde tutulmalıdır.
• Konuk, katıldığı resepsiyona ait kokteylde ev sahibinden veya garsondan sevdiği meşrubatı ya da mezeyi istememeli, ikram olarak sunulanlar arasından seçimini yapmalıdır.
• Bir görevli, gittiği resepsiyonda amirini görünce kendisine yaklaşarak selam vermeli, resepsiyona eşi de gelmişse ona da saygılarını sunmalıdır.
• Resepsiyondan ayrılmak için davetin bitiş saatinden 15-20 dakika öncesi tercih edilmelidir. Resepsiyonda onur konuğundan önce ayrılmak doğru değildir. Ayrılan her davetli ev sahiplerine teşekkür ederek veda etmelidir. Ancak kurum personeli resepsiyonun bitiş saatinden sonra alandan ayrılmalıdır.