5. Bölüm: Tablolar
5.1.1 Tablo Özellikleri ve Yapısı
Excel tabloları, çalışma sayfasındaki bilgilerin geri kalanından bağımsızdır. Excel, tablo alanını ve kayıt girişlerini birbirine kilitleyen bir veri tabanı olarak ele alır. Excel‘in verileri bağımsız olarak işlemesinin birkaç avantajı vardır. Örneğin, entegre filtreler ve sıralama fonksiyonlarını kullanarak sorulara dayalı olarak verileri zahmetsizce inceleyebilir ve karşılığında sonuçlara ulaşabilirsiniz. Ayrıca Excel, yeni veri girişlerini yerleştirmek için tabloyu otomatik olarak genişletir ve şeritli satırların veya sütunların yeniden renklendirilmesi gibi otomatik biçimlendirmeye izin verir.
Ayrıca Excel‘in bir tabloda formülleri ve hesaplamaları farklı şekilde ele aldığını, yapılandırılmış sütun adlarını gösterdiğini, hesaplanan bir alanı tablonun tamamına kadar otomatik olarak doldurduğunu veya hızlı ve kolay tablolama araçları sunduğunu fark edeceksiniz.
Excel‘in, tablo verilerini grafiklendirirken ve çizelgelendirirken kullanıcının o anda neyi sıraladığına veya filtrelediğine bağlı olarak ilişkili çizelgeleri ve aralıkları otomatik olarak ayarladığını göreceksiniz.
Her sektör için insan kaynakları verilerini organize etmek, sürdürmek, analiz etmek ve raporlamak oldukça önemlidir. Bu bölümde; çalışan ilişkilerini, bordroyu, sosyal hakları ve eğitim seçeneklerini inceleyerek verileri içe aktaracak ve tablo oluşturma becerilerini göstereceğiz.
Bir hücre aralığını bir Excel tablosuna dönüştürmek, ilgili verilerin analiz edilmesini, görselleştirilmesini ve raporlanmasını kolaylaştırır. Tablo düzenlerinin yapılandırılması ve planlanması veri bütünlüğü açısından hayati öneme sahiptir. Sıfırdan bir tablo tasarlarken göz önünde bulundurulması gereken kurallar aşağıda verilmiştir:
Tablo 5.2 Tablo Yerleşim Yönergeleri
| Boyut ve Konum | Çalışma sayfası başına birden fazla tablo eklemeyin. |
| Bir tabloyu çalışma sayfasındaki diğer ögelerden en az bir boş satır ve sütunla ayırın. Örneğin, bir çalışma sayfası başlığı veya bilgi hücresi. | |
| Tablo Maksimumları | Çalışma sayfası başına 16.384 alan ve 1.048.576 kayıt önerilir. |
| Alan İsimleri | Tablonun ilk satırı her zaman alan adlarıdır (sütun başlıklarıdır). |
| Sütun başlıklarını kayıtlardan/verilerden farklı biçimlendirin. (Bir endüstri standardı olarak sütun başlıklarını kalın yazın.) | |
| Sütun başlıklarını verilerden ayırmak için, boş satırlar veya tire veya alt çizgi gibi tekrar eden karakterler içeren satırlar kullanmayın. | |
| Sütun Başlığı Maksimumu | 32,767 karakter uzunluğunda kısa başlıklar önerilir. |
| İçerikler | Veriler doğal olarak ilişkisel ve benzer yapıda olmalıdır. |
| Veri girişlerinde endüstri ve şirket standardı ifadeler kullanılmalıdır. (Örneğin; Çalışanlar veya Eğitim İhtiyaçları Değerlendirmesi vb.) | |
| Okunabilirliği artırmak için verileri biçimlendirin, ancak bir sütunun hücrelerindeki verilerin biçimini çeşitlendirmeyin. |
